Hotel Capilla del Mar
     
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El Hotel Capilla del Mar garantiza el adecuado manejo de sus datos En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales y normatividad reglamentaria invitamos a nuestros clientes, proveedores y cualquier tercero interesado a consultar los siguientes documentos para tratamiento de su información personal:

• Aviso de Privacidad
• Política de Tratamiento de la Información
• Autorización para el Tratamiento de Información Personal

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los Datos Personales que recolectará son incluidos en bases de datos organizadas, a las cuales tiene acceso el personal autorizado de la Compañía en ejercicio de sus funciones, advirtiendo que en ningún caso está autorizado el Tratamiento de la información para fines diferentes a los aquí descritos: • Datos Personales de empleados:
- El cumplimiento de las obligaciones legales o contractuales del Hotel Capilla del Mar como empleador.
- La administración de sistemas de información y comunicaciones, la generación de copias y archivos de seguridad de la información en los equipos proporcionados por el Hotel Capilla del Mar como empleador.
- Gestión de nómina y recursos humanos.
- Todas las gestiones necesarias para los aportes al sistema de seguridad social.
- Cualquier otra finalidad permitida de acuerdo con el objeto social del Hotel Capilla del Mar.
• Datos Personales de clientes:
- Invitación a eventos y seminarios nacionales o regionales.
- Realización de estudios de mercado a través de empresas de investigación o directamente
- Envío de comunicaciones informativas vía física, verbal o electrónica.
- Envío de regalos de cumpleaños
- Envío de información a través de mensajes físicos o electrónicos
- Registro en herramientas de almacenamiento de datos del Hotel Capilla del Mar
- Otorgar cupos de crédito
- Cualquier otra finalidad permitida de acuerdo con el objeto social del Hotel.
• Datos personales de proveedores:
- Compra o contratación de bienes y servicios para el Hotel Capilla del Mar.
- Cualquier otra finalidad permitida de acuerdo con el objeto social del Hotel.
La información suministrada por el Titular sólo será utilizada para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos serán eliminados de las bases de datos del Hotel Capilla del Mar o archivados, de acuerdo al término que se haya establecido dentro de la autorización y de acuerdo con las exigencias legales establecidas para el efecto.
Se podrá trasmitir y/o transferir Datos Personales a terceros ubicados en Colombia o en el exterior, incluso si se encuentran ubicados en países que no proporcionen niveles adecuados de protección. Esto, siempre y cuando medie previa, expresa e inequívoca autorización del Titular de los Datos Personales, o exista una permisión legal para el caso de Transferencias o una Declaración de Conformidad expedida por la Superintendencia de Industria y turismo, o un contrato de Transmisión de Datos Personales, que cumpla con los requisitos establecidos en el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 (ahora Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015).

DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:
1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;
3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales;
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento, el Responsable o Encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
6. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
De conformidad con el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, el ejercicio de los Derechos antes mencionados podrán ser ejercidos por:
1. El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Responsable.
2. Sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. Estipulación a favor de otro o para otro.

DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

De conformidad con el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, el Responsable del Tratamiento tendrá los siguientes deberes:
1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada;
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado;
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente Política;
11. Adoptar políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la regulación de protección de Datos Personales y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
16. Realizar los registros en el Registro Nacional de Bases de Datos.

DERECHOS DEL TITULAR SOBRE SUS DATOS PERSONALES

• Realización de Consultas del titular
El Titular de los Datos Personales, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados podrán realizar consultas sobre los Datos Personales que reposen en las Bases de Datos de la Compañía, de acuerdo con las siguientes reglas:
1. La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada.
2. Todas las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Presentación de reclamos para la actualización, corrección, supresión o revocatoria de la autorización
El Titular, o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en las Bases de Datos del Hotel Capilla del Mar debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes de la Compañía, podrán presentar un reclamo de acuerdo con las siguientes reglas:
1. La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada.
2. El reclamo debe contener la siguiente información: (La identificación del Titular; los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto); los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación; la descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos; la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo; los documentos que se quiera hacer valer; firma y número de identificación.
3. Si el reclamo resulta incompleto, la Compañía requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
4. Si el área que recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
5. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
6. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
7. El Titular tiene derecho, en todo momento, a solicitar la supresión de sus Datos Personales. La supresión implica la eliminación total o parcial de los Datos Personales de las Bases de Datos, de acuerdo con lo solicitado por el Titular. El derecho de supresión no es absoluto y la Compañía podrá negar su ejercicio en los siguientes eventos: (i) El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos o el Responsable tenga una obligación legal o contractual que le exija mantener el Dato Personal; la eliminación de los Datos Personales obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas; los Datos Personales sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular o el Responsable.

REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

De conformidad con lo establecido en el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, el Capítulo 26 del Decreto 1074 de 2015 y la Circular Externa No. 02 de 2015 expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio, HOTEL CAPILLA DEL MAR registrará la siguiente información en el Registro Nacional de Bases de Datos, dentro del transcurso de un año a partir de la habilitación del Registro:
- Datos de identificación, ubicación y contacto del Hotel
- Datos de identificación, ubicación y contacto de los Encargados del Tratamiento de Datos Personales
- Canales para que los Titulares ejerzan sus derechos, es decir, a través del Área Encargada para la recepción de Consultas, Quejas y Reclamos
- Información almacenada en las bases de datos, relacionada con la clasificación de los Datos personales almacenados, por categorías según la naturaleza de los mismos.
- Medidas que el Hotel o sus encargados implementan, para garantizar la seguridad de las bases de datos objeto de registro.
- Nombre y finalidad de cada una de las bases de datos.
- Forma de Tratamiento de las bases de datos.
- La presente Política de Tratamiento de datos personales.
- Procedencia de los datos personales, es decir, si el Hotel Capilla del Mar ha recolectado los datos directamente de los titulares o de un tercero en virtud de una transferencia o transmisión de datos personales, y si el Titular de los datos ha otorgado la autorización para la recolección por parte del Hotel.
- Transferencias internacionales de datos personales.
- Transmisiones internacionales de datos personales.
- Cesión o transferencia nacional de datos personales.
- Reporte de novedades, es decir, (i) registro de todas las quejas o reclamos presentados por Titulares de datos personales, información que será actualizada los primeros quince (15) días hábiles de los meses de febrero y agosto de cada año a partir de su inscripción, o (ii) incidentes de seguridad que se presenten sobre las bases de datos personales. De igual manera, el Hotel actualizará la anterior información en el Registro Nacional de Bases de Datos durante los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción inicial de cada base de datos, cuando se realicen cambios sustanciales en la información registrada; y anualmente.
Los Titulares de datos personales recolectados y objeto de Tratamiento por parte del Hotel, podrán acceder a la información que repose en el Registro Nacional de Bases de Datos.

Cualquier consulta o reclamación relacionada con el Tratamiento de mis datos personales podrá ser elevada verbalmente o por escrito ante Hotel Capilla del Mar, como Responsable del Tratamiento, cuya página web es: www.capilladelmar.com, su teléfono de atención es +57 (5) 6517001-6517474 Ext. 250 y su correo electrónico gerenciaadministrativa@capilladelmar.com.



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